Argumentários Telefónicos para uma Empresa Alimentar: 5 Regras para um Menu Fluido

Guiões Telefónicos para uma Empresa Alimentar: 5 Regras para um Menu Fluido

Na indústria alimentar, controlos rigorosos e prazos de entrega apertados são uma realidade diária. Guiões telefónicos eficazes para uma empresa alimentar encaminham rapidamente parceiros logísticos e consumidores para o contacto certo.

1. Distinga Fornecedores e Clientes

Um fornecedor de matérias-primas precisa de um contacto diferente de uma cadeia de supermercados que pretende comprar. Separe o fornecimento e as vendas imediatamente na primeira camada do menu de áudio para evitar confusão. Mencione brevemente na saudação quais as duas opções principais, para que um fornecedor ou comprador saiba imediatamente que está no sítio certo sem ter de ouvir o menu completo primeiro.

Um exemplo de uma mensagem de boas-vindas: "Bem-vindo ao nosso serviço de apoio ao cliente. Se nos contacta como fornecedor sobre uma entrega, prima 1. Se nos contacta como comprador ou retalhista sobre uma encomenda, prima 2. Para todas as outras questões, prima 3."

2. Trate as Questões dos Consumidores Separadamente

Quando os consumidores ligam com questões sobre alergénios ou reclamações, estas chamadas não devem bloquear o processo de encomenda. Dê aos consumidores uma opção de escolha própria e clara para o departamento de qualidade. Considere três questões comuns dos consumidores que merecem um encaminhamento próprio:

• Uma questão sobre um alergénio específico na embalagem
• Uma reclamação sobre a validade de um produto
• Um pedido de informação adicional sobre a origem

3. Crie uma Rota para o Controlo de Qualidade

A qualidade e rastreabilidade dos produtos são rigorosamente reguladas por lei. Assegure uma linha direta para organismos de inspeção ou laboratórios, para que informações cruciais sobre segurança alimentar tenham sempre prioridade. Inclua também no menu de opções que esta linha permanece com pessoal durante toda a semana de produção, para que uma inspeção nunca seja atrasada por uma linha fechada.

Um exemplo de texto de menu de opções para controlo de qualidade: "Está a ligar em nome de um organismo de inspeção ou laboratório. Prima 1 para ser imediatamente transferido para o departamento de qualidade. Esta linha está com pessoal durante toda a semana de produção."

A tabela abaixo resume qual tipo de chamador corresponde a cada opção:

Tipo de chamador Reconhecível por Opção recomendada Fornecedor de matérias-primas Liga sobre uma entrega ou planeamento Opção 1, Fornecimento Retalhista ou cadeia de supermercados Liga sobre uma encomenda ou reabastecimento Opção 2, Vendas Consumidor Liga com uma reclamação ou questão sobre alergénios Opção 3, Departamento de Qualidade Organismo de inspeção ou laboratório Liga em nome de uma entidade de controlo Opção 4, Controlo de Qualidade, com prioridade

4. Use uma Voz Calorosa e Fiável

A alimentação é sobre saúde, confiança e experiência. A gravação áudio do menu de opções deve soar amigável e aberta, para que os chamadores se sintam imediatamente bem-vindos na organização. Evite um tom demasiado comercial ou apressado: os chamadores neste setor valorizam acima de tudo a calma e uma voz que soe genuína em vez de orientada para a venda. Além disso, opte por um ritmo de fala tranquilo, para que um chamador que contacta pela primeira vez possa seguir bem cada opção sem ter de ouvir o anúncio novamente.

5. Adapte aos Horários de Produção Matinais

As empresas alimentares começam muitas vezes muito antes do horário de expediente normal. Grave uma mensagem matinal específica para as horas em que a produção está a funcionar, mas a administração ainda não está disponível. Repita nessa mesma mensagem o número de telefone geral para questões urgentes de entrega, para que um motorista que chegue demasiado cedo possa contactar alguém imediatamente.