Gebruik korte zinnen. Wanneer je de tekst oplaadt of zelf voorleest, merk je meteen waar je adem tekortkomt. Een Vlaamse luisteraar houdt van een rustige, toegankelijke toon zonder overbodige franjes.
Tip: Lees de geschreven tekst twee keer luidop voor aan een collega. Waar je haspelt, schrap je de moeilijke woorden.
Stap 3: Kies de juiste stem en de passende toon
De stem die je kiest, vormt de eerste indruk van je organisatie wanneer je er zelf niet bent. Een Vlaamse stemacteur zoals Larissa brengt een warme radiotoon die erg geschikt is voor klantendiensten, terwijl een stem als Johfrah weer een nuchtere geloofwaardigheid uitstraalt.
Werk je in een meertalige omgeving, zoals de Brusselse regio of de rand rond Antwerpen? Dan kan een viertalige stem zoals Eveline zorgen voor een consistente uitstraling in het Vlaams, Frans, Engels en Duits.
Tip: Bepaal vooraf de sfeer die bij je zaak past: formeel en zakelijk, of warm en behendig.
Stap 4: Neem op met oog voor rust en articulatie
Bij het opnemen van een zakelijke boodschap is de grootste valkuil dat er te snel wordt gesproken. Zodra er een opnameknop loopt, gaan veel mensen sneller praten uit onwennigheid.
Regisseurstip: Geef de beller de tijd om de informatie te verwerken. Vertraag je spreektempo bewust met twintig procent en laat na cruciale gegevens, zoals een e-mailadres of datum, exact twee seconden stilte vallen. Dat geeft de luisteraar ademruimte om eventueel iets te noteren.
Tip: Zorg voor een akoestisch gedempte ruimte als je zelf opneemt, of laat de opname over aan een professional om storende galm te vermijden.
Stap 5: Test de opname in de praktijk
Wanneer het audiobestand klaar is, koppel je het aan je telefooncentrale. Beperk je niet tot het beluisteren van het losse bestand op je computer, maar bel zelf met een gsm naar het nummer.
Zo hoor je exact wat je klant hoort:
- Is het volume hard genoeg zonder te vervormen?
- Klinkt de stem helder over een gewone mobiele verbinding?
- Sluit het voicemailbericht logisch aan op de rest van je telefoonsysteem?
Als je telefooncentrale gebruikmaakt van keuzemenu's, is het verstandig om ook te kijken naar het volledige telefoonmenu inspreken, zodat alle begroetingen en opties in dezelfde stemkwaliteit te horen zijn.
Tip: Vraag een externe persoon om het nummer te bellen en te controleren of de boodschap in één keer duidelijk overkomt.
