Guiones telefónicos para una agencia de viajes: 5 consejos para evitar errores costosos
Durante un periodo vacacional ajetreado, una oficina perdió miles de euros porque los viajeros, en caso de emergencia, terminaron en el buzón de voz equivocado. Buenos guiones telefónicos para una agencia de viajes evitan estos costosos malentendidos y aseguran que los viajeros preocupados contacten directamente con la persona adecuada. A continuación, comparto cinco consejos específicos del estudio de grabación con los que podrá configurar su sistema telefónico de forma clara y fiable.
1. Diferencie directamente entre salidas y nuevas reservas
Un menú de opciones claro gestiona el pico más alto de carga de trabajo. Cuando alguien llama desde un aeropuerto con un vuelo retrasado, ese interlocutor no quiere esperar detrás de alguien que pide información tranquilamente sobre unas vacaciones de verano para el año que viene. En el estudio, observo que las agencias de viajes a menudo quieren abarcar demasiadas opciones de golpe.
Mantenga las opciones principales estrictamente separadas:
- Ayuda urgente para viajeros que están actualmente en ruta
- Cambios o preguntas sobre una reserva existente
- Nuevos planes de vacaciones y consultas
Al dividir directamente estos tres flujos, evitará que una situación aguda escale mientras su equipo prepara un presupuesto.
2. Pregunte de antemano por el número de expediente
En el estudio, escucho regularmente textos donde se solicitan datos de manera casual solo al final. Si un actor de voz dice solo después de treinta segundos que el interlocutor debe tener a mano el número de reserva, el cliente empezará a buscar en sus bolsas de viaje o correos.
Como consejo de dirección, siempre sugiero: coloque la instrucción práctica al principio de la frase. Cuando un actor de voz formula tranquilamente: "Tenga a mano su número de expediente; así un empleado le atenderá más rápidamente", su equipo ganará decenas de segundos en cada llamada. Ese tiempo suma mucho durante los días de mayor actividad.
3. Formule un guion de emergencia infalible fuera del horario de oficina
Un guion de emergencia es un mensaje específico que dirige a las personas que llaman fuera del horario de apertura al servicio de asistencia adecuado.
Aquí es donde suelen surgir los mayores problemas en la práctica. Una agencia de viajes que simplemente informa que la oficina está cerrada deja a un viajero varado en pánico. Mencione en este guion exactamente qué número está disponible para emergencias en viaje, y repita siempre ese número dos veces. Pida a un actor de voz que grabe ese número de teléfono deliberadamente más lento con una pequeña pausa entre los bloques de números, para que una persona que llama en un andén ruidoso pueda anotar los números de inmediato.
4. Mantenga un tono tranquilo y tranquilizador
Cuando los viajeros llaman por cambios en los horarios de vuelos o equipaje perdido, su nivel de estrés es alto. Una voz excesivamente alegre o apurada solo provocará irritación. Para nuestros clientes flamencos, a menudo utilizamos voces que transmiten calma y empatía en neerlandés belga. Para las agencias de viajes neerlandesas, nuestras voces neerlandesas encajan perfectamente con eso. La entonación debe combinar calidez y control: la persona que llama debe sentir de inmediato que la situación está en buenas manos.
5. Trabaje con un menú de opciones claro por destino
Si su oficina se especializa en viajes a medida, vale la pena dirigir a quienes llaman directamente al responsable del destino adecuado. Nada es tan molesto para un cliente como tener que contar toda su historia de viaje a alguien que solo se especializa en viajes urbanos para luego ser transferido de nuevo al especialista en viajes de larga distancia. Mencione las regiones de forma concisa y sin rodeos. Así, la persona que llama contactará directamente con el empleado que realmente conoce la situación local in situ.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe durar un mensaje de bienvenida para una agencia de viajes?
Mantenga el mensaje de bienvenida por debajo de veinte segundos. Quienes llaman quieren ser atendidos rápidamente, especialmente cuando están de viaje. Limítese a un saludo amable, la mención de su oficina y las opciones principales.### ¿Debe una agencia de viajes proporcionar guiones telefónicos multilingües? Para una agencia de viajes en Bélgica, el multilingüismo suele ser recomendable. Asegure al menos una opción clara entre neerlandés y francés. Así, cada viajero se sentirá comprendido de inmediato en su propio idioma ante preguntas urgentes.
¿Quiere usted mismo trabajar en un texto profesional para su centralita? Consulte nuestras muestras de texto listas para usar para inspirarse para su organización. O contáctenos para obtener asesoramiento vocal personalizado.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe durar un mensaje de bienvenida para una agencia de viajes?
Mantenga el mensaje de bienvenida por debajo de los veinte segundos. Las personas que llaman quieren ser atendidas rápidamente, especialmente cuando están de viaje. Limítese a un saludo amable, la mención de su oficina y las opciones clave.
¿Debe una agencia de viajes proporcionar guiones telefónicos multilingües?
Para una agencia de viajes en Bélgica, el multilingüismo suele ser recomendable. Asegúrese al menos de que haya una opción clara entre neerlandés y francés. Así, cada viajero se sentirá comprendido de inmediato en su propio idioma ante preguntas urgentes. Si desea trabajar usted mismo con un texto profesional para su centralita telefónica, no dude en consultar nuestros textos de ejemplo listos para usar para inspirarse para su organización, o póngase en contacto con nosotros para un asesoramiento de voz específico.
