Menú telefónico IVR: respuestas a sus preguntas sobre una centralita clara

¿Por qué es tan importante un menú IVR profesional para su organización?

Cuando alguien llama a su organización, busca una respuesta rápida y clara. Un menú de opciones confuso funciona como un pasillo oscuro en el que usted tiene que probar cada puerta. En cambio, una estructura profesional funciona como un vestíbulo claro con indicaciones nítidas: el que llama sabe inmediatamente a qué atenerse.

Una centralita telefónica bien configurada garantiza un desvío de llamadas dirigido. De este modo, sus empleados solo reciben las llamadas que realmente les corresponden. Esto ahorra tiempo internamente y le da al que llama la sensación de ser tomado en serio desde el primer momento. Con una selección de 94 voces profesionales en nuestra plataforma, usted siempre encontrará un sonido que se adapte exactamente a la atmósfera de su empresa.

¿Cómo construir una estructura lógica para un menú de opciones?

La estructura del mensaje determina la rapidez con la que el que llama hace la elección correcta. Un error común es mencionar el número antes de la sección. Quien escucha debe entonces recordar el número mientras las opciones aún se están leyendo.

Tenga en cuenta los siguientes principios al redactar los textos:

• Mencione siempre primero el departamento o el objetivo, y solo después el número, por ejemplo: "Para contabilidad, pulse 1."
• Limite el número de opciones en el menú principal a un máximo de cuatro para evitar la sobrecarga de elección.
• Evite la jerga o los nombres de departamentos internos que no significan nada para un oyente externo.
• Si tiene dudas, ofrezca siempre una opción sencilla para hablar con un empleado.

¿Cómo elegir la voz y el tono adecuados para un sistema IVR?

La voz que elija es el primer punto de contacto humano de su organización. Un proveedor de servicios empresariales requiere un sonido diferente al de una agencia creativa o un servicio público. El tono debe ser fiable y tranquilizador, sin sonar distante.

Para un público belga, a menudo se elige una voz flamenca amigable. Voces como Kristien o Annelies transmiten una calidez natural que hace que quienes llaman se sientan cómodos al instante. Si su organización se dirige al mercado holandés, voces como Petra o Jakob se adaptarán mejor a las expectativas locales. Para organizaciones internacionales, hay hablantes nativos disponibles como Ian o Sarah para inglés, Joel para español o Florian para danés.

¿Qué errores debe evitar en la dirección y grabación?

Al grabar un menú telefónico, no se trata solo de leer el texto, sino principalmente del ritmo y la articulación. Las líneas telefónicas, por naturaleza, eliminan ciertas frecuencias del sonido. Por ello, un locutor debe hablar con claridad adicional sin sonar forzado.

Una aportación importante de la práctica de nuestra dirección de voz:

Consejo del director: Durante la grabación, deje siempre una pausa de un segundo exacto entre el nombre del departamento y el número. Este breve período de descanso le da al cerebro del oyente tiempo para procesar la información, lo que reduce drásticamente el número de elecciones incorrectas.Además, la pronunciación exacta de nombres de empresas o marcas es un punto importante a considerar. Por ejemplo, nuestro cliente Arnold indicó en su valoración que una pequeña corrección en la pronunciación de la marca, después de la primera versión, aseguró inmediatamente el resultado final perfecto. Una buena comunicación previa sobre la acentuación evita tener que volver a grabar.

¿Cuánto cuesta grabar profesionalmente un menú telefónico IVR?

El coste para grabar mensajes de telefonía es personalizado. Depende del número de menús de voz individuales, los idiomas deseados y la longitud de los textos. Dado que los mensajes telefónicos tienen un uso diferente al de, por ejemplo, un anuncio de radio, aplicamos tarifas específicas bajo petición.

Cuando usted elige voces multilingües, como la de Kristien, que puede grabar no solo en flamenco, sino también en francés, inglés, alemán y español, podemos encargar el menú en varios idiomas a la misma voz de confianza. Esto mantiene la reconocibilidad de su marca a través de diferentes fronteras lingüísticas.

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¿Desea mejorar la accesibilidad telefónica de su organización y busca asesoramiento sobre la estructura o la elección de voz adecuadas? Consulte las posibilidades para grabar un menú telefónico y permítanos ayudarle a encontrar una solución que se adapte a su marca.